Puis-je envoyer ce document par courriel ?

Peut-on envoyer un T4 par courriel ?

Oui, mais seulement avec le consentement écrit ou électronique préalable de l'employé : c'est la règle de l'ARC dans le guide RC4120 et sa page « Distribuer les feuillets ». Sans consentement, deux options : la remise papier (deux copies, en personne ou par la poste) ou un portail sécurisé avec accès protégé, qui, lui, ne requiert aucun consentement préalable. Le piège du courriel ordinaire : le T4 contient le NAS, le salaire et l'adresse de l'employé — une erreur de destinataire ou une boîte compromise devient un incident de confidentialité à documenter sous la Loi 25. Un lien chiffré avec authentification du destinataire coche les deux cases : sécurité et preuve de remise.

Peut-on envoyer un relevé 1 (RL-1) par courriel ?

Revenu Québec permet la transmission du relevé 1 par courriel si l'employé a d'abord donné son consentement écrit. L'alternative sans consentement : rendre le relevé accessible sur un portail électronique sécurisé respectant les règles de confidentialité — l'employé conserve toutefois le droit d'exiger une copie papier. Pour un bénéficiaire qui n'est pas un employé, le consentement écrit est obligatoire dans tous les cas, doit être révocable et vous devez informer la personne du moyen de le révoquer. Comme le RL-1 contient le NAS et les revenus, la méthode d'envoi doit protéger la confidentialité : courriel ordinaire non chiffré = risque réel.

Peut-on envoyer un relevé 31 (RL-31) par courriel au locataire ?

Oui, à quatre conditions posées par Revenu Québec : obtenir au préalable le consentement écrit du locataire ou sous-locataire (qui reste valide tant qu'il n'est pas révoqué), l'informer du moyen de révoquer ce consentement, protéger ses renseignements personnels pendant la transmission, et être capable de vérifier l'identité de la personne qui consent. Sinon, remise de la copie 2 (RL-31.CS) en main propre ou par la poste avant le dernier jour de février. Un courriel ordinaire remplit mal les deux dernières conditions ; un lien sécurisé avec authentification du locataire les remplit toutes.

Peut-on envoyer un talon de paie par courriel ?

La Loi sur les normes du travail (art. 46) oblige l'employeur à remettre un bulletin de paie à chaque paie, sans imposer le papier. La remise électronique est donc permise, à conditions : utiliser une plateforme sécurisée qui protège les renseignements, garantir que l'employé peut consulter, télécharger et imprimer son bulletin en toute confidentialité, et fournir une version papier sur demande. Un courriel ordinaire vers une adresse personnelle non vérifiée protège mal des données salariales ; un portail de paie ou un lien chiffré avec authentification respecte à la fois la LNT et l'obligation de sécurité de la Loi 25.

Peut-on envoyer un relevé d'emploi (RE) par courriel ?

À éviter. Le relevé d'emploi contient le numéro d'assurance sociale de l'employé — exactement le type de donnée que le Commissariat à la protection de la vie privée recommande de ne jamais transmettre par courriel non sécurisé. La bonne nouvelle : avec RE Web de Service Canada, l'employeur transmet le RE électroniquement directement à la base de données fédérale ; l'employé le consulte dans Mon dossier Service Canada et aucune copie papier ni courriel n'est requis. Si l'employé demande quand même une copie, utilisez un canal chiffré avec authentification plutôt qu'une pièce jointe ordinaire.

Peut-on envoyer un avis de cotisation par courriel ?

Déconseillé. L'avis de cotisation (ARC ou Revenu Québec) combine NAS, adresse, revenus et soldes fiscaux — un profil complet pour le vol d'identité. Les gouvernements eux-mêmes ne l'envoient jamais par courriel : il arrive par la poste ou dans un portail sécurisé (Mon dossier), et les faux « avis de cotisation » par courriel sont l'un des hameçonnages les plus répandus au Canada. Quand un prêteur ou un propriétaire l'exige, la Loi 25 impose des mesures de sécurité proportionnelles à cette sensibilité : privilégiez un lien chiffré avec authentification du destinataire plutôt qu'une pièce jointe non protégée.

Peut-on envoyer un NAS par courriel ?

Non. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada est catégorique : le numéro d'assurance sociale ne doit jamais être transmis par courriel non sécurisé. Le NAS est la clé du vol d'identité — il permet d'obtenir du crédit, des prestations et des documents au nom de la victime, et un courriel intercepté ou transféré ne s'efface jamais vraiment. Une organisation qui collecte des NAS doit limiter leur usage à ce que la loi exige et les protéger par des mesures appropriées. Si un NAS doit absolument circuler, utilisez un canal chiffré où le destinataire authentifie son identité avant l'accès.

Peut-on envoyer un spécimen de chèque par courriel ?

Fortement déconseillé. Un spécimen de chèque expose le numéro d'institution, de transit et de compte — tout ce qu'il faut pour la fraude au détournement de paie ou de virement, un stratagème en croissance où le fraudeur substitue ses coordonnées bancaires à celles de l'employé ou du fournisseur. La Loi 25 exige des mesures de sécurité proportionnelles à la sensibilité du renseignement, et une donnée bancaire est hautement sensible. La méthode conforme : un dépôt via portail RH, ou un lien chiffré qui authentifie le destinataire (et vous donne une trace d'accès en cas de litige).

Peut-on envoyer une pièce d'identité par courriel ?

Non. Permis de conduire, passeport ou carte d'assurance maladie sont, selon le Commissariat à la protection de la vie privée, des documents de grande valeur pour les fraudeurs : émis par l'État, ils crédibilisent toute usurpation d'identité. La Commission d'accès à l'information du Québec met d'ailleurs en garde contre la reproduction et la circulation inutiles des pièces d'identité — une inspection visuelle suffit dans la plupart des cas. Si une copie est légalement nécessaire (vérification d'identité à distance, par exemple), transmettez-la par un canal chiffré avec authentification du destinataire, jamais en pièce jointe d'un courriel ordinaire.

Peut-on envoyer un dossier patient par courriel ?

Pas par courriel ordinaire. Les renseignements de santé bénéficient de la protection maximale au Québec : la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS, RLRQ c. R-22.1) et la Loi 25 exigent des mesures de sécurité à la hauteur de cette sensibilité — chiffrement de la transmission, accès restreint aux personnes autorisées, journalisation. Un résultat de laboratoire ou un plan de traitement envoyé en pièce jointe non chiffrée à une adresse non vérifiée constitue un incident de confidentialité potentiel, avec obligation de notification. La norme de facto : un lien chiffré où le patient authentifie son identité avant d'ouvrir le document.

Peut-on envoyer un contrat ou un bail par courriel ?

Oui, généralement. Le document technologique a pleine valeur juridique au Québec, et un contrat destiné à son propre signataire présente un risque limité. Une nuance importante : l'article 34 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI) exige que la confidentialité d'un document qui contient des renseignements confidentiels soit protégée par un moyen approprié au mode de transmission — et que vous puissiez documenter ce moyen. Si le bail ou le contrat contient NAS, coordonnées bancaires ou renseignements sur des tiers, passez au lien chiffré avec authentification : le courriel ordinaire ne suffit plus.

Peut-on envoyer des états financiers par courriel ?

Oui, avec conditions. Aucune loi n'interdit d'envoyer des états financiers d'entreprise par courriel, mais la Loi 25 s'applique dès qu'ils contiennent des renseignements personnels (rémunération des dirigeants, avances aux actionnaires), et la confidentialité d'affaires commande la prudence : un jeu d'états financiers intercepté renseigne concurrents et fraudeurs. La CAI recommande le chiffrement des communications et la restriction de l'accès aux personnes autorisées. Pour des états financiers personnels transmis à un prêteur — souvent accompagnés d'avis de cotisation —, traitez l'ensemble comme hautement sensible : lien chiffré, authentification du destinataire, trace d'accès.