Immobilier · Relevé 31 · Québec

Envoyer les relevés 31 à vos locataires : règles, échéances et méthode conforme

Chaque hiver, les propriétaires et gestionnaires d’immeubles locatifs du Québec ont deux obligations distinctes : transmettre les relevés 31 (RL-31) à Revenu Québec et remettre à chaque locataire sa copie (RL-31.CS) — les deux au plus tard le dernier jour de février.

La remise électronique au locataire est permise, mais Revenu Québec y met des conditions précises : consentement écrit préalable, protection des renseignements personnels, vérification d’identité et format non modifiable. Ce guide fait le tour : qui doit produire, quand, les pénalités, un modèle de consentement réutilisable et un comparatif des méthodes de remise.

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Le relevé 31 : qui, pour qui, et quand

Qui doit produire le relevé 31 ?

Toute personne ou société de personnes propriétaire d’un immeuble qui a loué un logement pour lequel un loyer a été payé ou était payable le 31 décembre de l’année visée doit produire un relevé 31 pour ce logement (maison, appartement, condo loué, chambre admissible), s’il est situé au Québec. Certains logements sont exclus, notamment les logements à loyer modique (HLM) et les logements en CHSLD.

Deux documents, deux destinataires

Le RL-31 (copie 1) est transmis à Revenu Québec — un relevé par logement admissible.
Le RL-31.CS (copie 2) est remis à chaque locataire ou sous-locataire qui a conclu le bail — s’ils sont deux au bail, chacun reçoit son propre relevé.

Échéance : le dernier jour de février de l’année suivante Pour l’année 2026, vous avez jusqu’au 28 février 2027 pour transmettre les RL-31 à Revenu Québec et remettre les RL-31.CS à vos locataires.

Les pénalités en cas de retard ou d’omission

Production en retard : pénalité de 25 $ par jour de retard, jusqu’à concurrence de 2 500 $ (Loi sur l’administration fiscale).
Renseignement manquant : pénalité de 100 $ par renseignement requis omis — sauf s’il s’agit de l’identité d’un locataire et que vous avez fait des efforts raisonnables pour l’obtenir.
Mauvais mode de transmission : une pénalité s’applique aussi si vous dépassez le seuil de production en ligne obligatoire et transmettez quand même sur papier (voir plus bas).

À quoi sert le relevé 31 pour votre locataire ?

Le RL-31.CS fournit à votre locataire le numéro de logement (case A) et les renseignements dont il a besoin pour demander le crédit d’impôt pour solidarité à l’annexe D de sa déclaration de revenus. Sans relevé 31, il risque de perdre la composante logement de ce crédit — d’où l’importance d’une remise fiable, dans les délais.

Remise au locataire : papier ou électronique ?

Sur papier, vous remettez la copie 2 en personne, par la poste ou autrement — aucune condition particulière. Par voie électronique, c’est permis, mais Revenu Québec impose des conditions précises.

Les conditions de Revenu Québec pour la remise électronique

Consentement écrit préalable. Vous devez avoir obtenu au préalable le consentement écrit du locataire ou du sous-locataire. Ce consentement peut vous être transmis par voie électronique, par la poste ou autrement.
Un consentement clair et révocable. Le locataire doit indiquer clairement qu’il consent à recevoir son relevé 31 par voie électronique et que ce consentement reste valide tant qu’il ne vous avise pas de sa volonté de le révoquer. Vous devez l’informer des moyens dont il dispose pour révoquer son consentement.
Protection des renseignements personnels. Vous devez protéger les renseignements personnels des locataires et des sous-locataires lors de la transmission.
Vérification d’identité. Vous devez être en mesure de vérifier l’identité de toute personne qui donne son consentement.
Format non modifiable. Le format des relevés transmis ne doit pas permettre la modification des renseignements qu’ils contiennent.

Source : Guide du relevé 31 (RL-31.G) de Revenu Québec, partie 2.4 — Transmission des relevés aux locataires et aux sous-locataires (règlement 1086R70).

Autrement dit : envoyer un PDF par courriel ordinaire n’est pas interdit, mais c’est à vous de démontrer que les renseignements étaient protégés, que le bon destinataire l’a reçu et que le document ne pouvait pas être modifié. Un canal sécurisé avec authentification du destinataire et journal d’accès rend cette démonstration beaucoup plus simple.

Modèle de consentement à la remise électronique

Voici un modèle réutilisable qui couvre les exigences de Revenu Québec : consentement clair, validité jusqu’à révocation et moyens de révoquer. Faites-le signer (sur papier ou électroniquement) avant la première remise électronique, et conservez-le.

Modèle fourni à titre indicatif. Adaptez-le à votre situation et conservez chaque consentement signé dans vos dossiers.

Transmission à Revenu Québec : le seuil de la production en ligne

Ne confondez pas la remise au locataire (RL-31.CS) et la transmission à Revenu Québec (RL-31) : cette dernière a ses propres règles de format.

Plus de 5 relevés d’un même type ? Depuis le 1^er janvier 2024, vous devez obligatoirement les transmettre par Internet — dans un fichier XML au moyen d’un logiciel autorisé, ou avec le service en ligne Produire et consulter des relevés 31 de Revenu Québec.
5 relevés ou moins ? Vous pouvez les transmettre par Internet ou par la poste (sur support papier) au 3800, rue de Marly, Québec (Québec) G1X 4A5.
Pénalité : si vous dépassez le seuil et transmettez quand même sur papier, la pénalité commence à 125 $ (de 6 à 50 relevés visés) et augmente par paliers avec le nombre de relevés.

Vous verrez encore circuler le seuil de « 50 relevés » : c’est l’ancienne règle, qui figure notamment dans des versions antérieures du Guide du relevé 31. Le seuil a été abaissé à plus de 5 relevés d’un même type pour les relevés produits depuis le 1^er janvier 2024.

Comparatif : quatre façons de remettre le RL-31.CS au locataire

Méthode	Consentement écrit requis	Protection des renseignements	Preuve de remise	Effort pour vous et vos locataires
Courrier ou remise en main propre	Non — le papier est le mode par défaut	Bonne (support papier)	Aucune, sauf courrier recommandé (coûteux à grande échelle)	Impression, mise sous enveloppe, affranchissement — lourd pour un parc de plusieurs logements
Courriel ordinaire (PDF joint)	Oui, au préalable	Faible — courriel non chiffré de bout en bout, risque d’erreur de destinataire, PDF librement modifiable et retransmissible	Aucune preuve fiable d’ouverture ni d’identité du lecteur	Rapide à envoyer, mais les conditions de Revenu Québec sont difficiles à démontrer en cas de question
Portail avec compte locataire	Oui, au préalable	Bonne, si le portail est bien sécurisé	Variable — journal d’accès selon la plateforme	Le locataire doit créer un compte et retenir un mot de passe ; adoption inégale, relances fréquentes
Lien sécurisé doclinc (depuis Outlook)	Oui, au préalable — comme toute remise électronique	Chiffrement, hébergement au Canada, authentification du destinataire (SMS, appel vocal ou question secrète) à chaque accès	Journal d’accès complet : qui a ouvert le relevé, quand, et comment son identité a été vérifiée	Envoi en lot depuis Outlook ; aucun compte à créer pour le locataire

Comparatif fondé sur les conditions de remise électronique publiées par Revenu Québec et sur les caractéristiques générales de chaque méthode. Quel que soit le canal électronique choisi, le consentement écrit préalable du locataire demeure obligatoire.

Questions fréquentes

Quelle est la date limite pour envoyer le relevé 31 ?

Le dernier jour de février de l’année qui suit celle visée par les relevés. Cette échéance vaut à la fois pour la transmission des RL-31 à Revenu Québec et pour la remise des RL-31.CS aux locataires. Pour l’année 2026, c’est le 28 février 2027.

Peut-on envoyer le relevé 31 par courriel au locataire ?

Oui, la remise par voie électronique est permise — à condition d’avoir obtenu au préalable le consentement écrit du locataire, de protéger ses renseignements personnels, d’être en mesure de vérifier l’identité de la personne qui consent et d’utiliser un format qui ne permet pas la modification des renseignements. Un courriel ordinaire avec PDF joint satisfait difficilement les trois dernières conditions.

Le consentement du locataire doit-il être écrit ? Peut-il être révoqué ?

Oui, le consentement doit être écrit et obtenu avant la remise électronique. Il peut vous être transmis par voie électronique, par la poste ou autrement. Il demeure valide tant que le locataire ne vous avise pas de sa volonté de le révoquer, et vous devez l’informer des moyens dont il dispose pour le révoquer.

Dois-je transmettre mes relevés 31 en ligne à Revenu Québec ?

Si vous produisez plus de 5 relevés 31 pour une année civile, la transmission par Internet est obligatoire depuis le 1^er janvier 2024 (fichier XML via un logiciel autorisé, ou service en ligne de Revenu Québec). À 5 relevés ou moins, le papier reste accepté.

Quelle est la pénalité si je produis mes relevés 31 en retard ?

La Loi sur l’administration fiscale prévoit une pénalité de 25 $ par jour de retard, jusqu’à concurrence de 2 500 $. S’ajoutent une pénalité de 100 $ par renseignement requis manquant et une pénalité distincte si vous dépassez le seuil de production en ligne sans transmettre par Internet.

À quoi sert le relevé 31 pour le locataire ?

Il lui permet de demander le crédit d’impôt pour solidarité dans sa déclaration de revenus (annexe D), notamment grâce au numéro de logement inscrit à la case A. C’est un crédit remboursable versé aux ménages à revenu faible ou moyen ; sans relevé 31, votre locataire peut perdre la composante logement de ce crédit.

La remise électronique exige un canal qui protège les renseignements — et une trace

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